Interne sjablonen samenstellen |
  
|
Interne sjablonen samenstellen |
|
Behalve met Word is het ook mogelijk om in het programma zelf sjablonen samen te stellen. Deze interne sjablonen kunt u vervolgens gebruiken voor het snel (af)maken van een brief, e-mail en dergelijke.
●Kies het menu Relatiebeheer > Stamgegevens > Interne sjablonen.
Het venster Interne sjablonen wordt geopend.
●Klik op de knop Invoer.
●Leg in het tekstveld Naam interne sjabloon de naam van de sjabloon vast.
●Selecteer in de lijst Logo het logo dat u aan de sjabloon wilt toevoegen (zie Logo's voor interne sjablonen toevoegen).
●Selecteer in de lijst Pagina-indeling de pagina-indeling die u voor de sjabloon wilt toepassen (zie Pagina-instellingen voor interne sjablonen vastleggen).
U kunt nu de inhoud van de sjabloon in de tekstverwerker vastleggen. Naast het invoeren van 'gewone' tekst, kunt u gebruikmaken van variabelen die u in de lijst Variabelen kunt selecteren en in de tekst kunt invoegen. Als u later een document maakt met een intern sjabloon dat variabelen bevat, worden de variabelen vervangen door de gegevens die in de database van de administratie zijn vastgelegd, bijvoorbeeld de naam van een contactpersoon, het postadres, de naam van de ondertekenaar, enzovoorts. Er zijn ook variabelen beschikbaar die worden vervangen door systeemgegevens, zoals huidige datum. Natuurlijk vormt een sjabloon slechts een startpunt. U kunt het 'echte' document altijd weer naar eigen inzicht aanpassen.
De marges kunt u snel aanpassen door de pijtjes onder de liniaal te verschuiven. De tekst kunt u net als in andere tekstverwerkers naar eigen inzicht opmaken met behulp van de knoppen op de werkbalk.
Knoppen |
Functie |
|
Met deze knoppen bepaalt u de uitlijning van de tekst: links uitlijnen, centreren, rechts uitlijnen of uitvullen. |
|
Hiermee wijzigt u de afstand tussen regels. |
|
Met deze optie kunt u tabstops instellen. U doet dit door een tabteken naar de gewenste tabstoplocatie op de liniaal te slepen. U kunt de volgende tabstops instellen (van links naar rechts): ●Links uitlijnende tabstop: beginpositie instellen van tekst die vervolgens van links naar rechts wordt weergegeven terwijl u tekst invoert ●Rechts uitlijnende tabstop: rechtereinde van de tekst instellen; terwijl u tekst invoert, wordt de tekst naar links verplaatst ●Tabstop voor centreren: positie van het tekstmidden instellen; terwijl u typt, wordt de tekst op deze positie gecentreerd ●Tabstop volgende regel: positie instellen waarna tekst automatisch op volgende regel wordt geplaatst |
|
Met deze knoppen maakt u lijsten: een lijst met opsommingstekens of een genummerde lijst. |
|
Door op deze knop te klikken kunt u het zoomniveau van de tekst wijzigen. |
|
Hiermee past u het lettertype en de tekengrootte van geselecteerde tekst aan. |
|
De laatste knoppenreeks is bedoeld voor het opmaken van geselecteerde tekst: vet, cursief, onderstreept, tekstkleur en tekstmarkeringskleur. |
Hieronder ziet u een voorbeeld van een sjabloon waarvoor in de tekstverwerker standaardtekst is vastgelegd en variabelen zijn ingevoegd.
●Voer de standaardtekst in en voeg de gewenste variabelen op de juiste plaatsen via de lijst Variabelen.
●Wijzig eventueel de opmaak van de tekst met behulp van de knoppen op de werkbalk.
●Klik op de knop Toon om het resultaat te bekijken.
●Pas desgewenst de sjabloon aan.
●Klik op OK als u klaar bent.
De zojuist vastgelegde sjabloon is nu toegevoegd aan de lijst Sjablonen boven in het venster.
U kunt de sjabloon altijd weer wijzigen door de sjabloon in de lijst te selecteren.
Wanneer de benodigde sjablonen zijn vastgelegd, is het gemakkelijk om met behulp van een intern sjabloon een document te maken dat precies aan uw voorwaarden voldoet. Zie verder Documenten voor een relatie maken en Begeleidend document aan offerte toevoegen.
