Stamgegevens boekhouding beheren |
  
|
Stamgegevens boekhouding beheren |
|
Tijdens het aanmaken van een nieuwe administratie worden diverse stamgegevens al voor u aangemaakt. In deze paragraaf wordt uitgelegd hoe u kunt controleren of alle stamgegevens die u voor de boekhouding nodig heeft, aanwezig zijn en hoe u deze stamgegevens kunt beheren.
●Kies het menu Boekhouding > Stamgegevens > BTW-rubrieken.
Het venster BTW-rubrieken wordt geopend.
In de lijst staan de btw-rubrieken die standaard zijn toegevoegd. De codes en omschrijvingen komen overeen met de rubrieken zoals die worden gebruikt in de btw-aangifte van de Belastingdienst. Door grootboekrekeningen aan een btw-rubriek te koppelen, kan het totaal van de saldi van de grootboekrekeningen die tot een bepaalde btw-rubriek behoren, bij elkaar worden geteld en wordt de btw-aangifte samengesteld (zie verder Aangifte omzetbelasting). Indien gewenst kunt u de gegevens van de btw-rubrieken aanpassen, rubrieken toevoegen en verwijderen.
Verdichtingen worden gebruikt om het grootboek in te delen en bedragen van grootboekrekeningen in de balans en winst-en-verliesrekening te salderen.
●Kies het menu Boekhouding > Stamgegevens > Verdichtingen.
Het venster Verdichtingen wordt geopend.
In de lijst staan de verdichtingen die standaard al voor u zijn aangemaakt en aan grootboekrekeningen zijn gekoppeld. Het programma ondersteunt drie niveaus verdichtingen. Bij het aanmaken van de standaardverdichtingen is daarmee al rekening gehouden: de codering van de verdichtingen bestaat uit 1, 2 of 3 nummers. Zo is 1 Activa een verdichting van het hoogste niveau. 11 Vaste activa en 12 Vlottende activa zijn verdichtingen die daar weer onder vallen. Beide verdichtingen zijn verder weer onderverdeeld in verdichtingen van het laagste niveau. 11 Vaste activa bestaat bijvoorbeeld uit 110 Immateriële vaste activa, 111 Materiële vaste activa en 112 Financiële vaste activa. Mocht u een andere indeling wensen, dan kunt u de gegevens van de verdichtingen altijd naar eigen inzicht aanpassen, en verdichtingen toevoegen en verwijderen.
Via de opties Niet op Quickscan, Debet op Quickscan en Credit op Quickscan geeft u per verdichting aan of deze al dan niet in de quickscan moet worden opgenomen en zo ja, moet dat als debetpost of als creditpost. De quickscan is een beknopt totaaloverzicht van allerlei gegevens uit uw boekhouding (zie Quickscan uitvoeren).
●Kies het menu Boekhouding > Stamgegevens > Grootboekrekeningen.
Het venster Grootboekrekeningen wordt geopend.
●Klik op de knop 
om door de grootboekrekeningen te bladeren die standaard al zijn toegevoegd.
Natuurlijk kan het voorkomen dat u andere grootboekrekeningen wilt gebruiken. U kunt de gegevens van een grootboekrekening altijd aanpassen of een nieuwe grootboekrekening toevoegen. Ook is het mogelijk om rekeningen die u toch niet zult gebruiken, te verwijderen.
●Klik op de knop Invoer.
Er wordt een leeg venster weergegeven waarin u de gegevens van de nieuwe grootboekrekening vastlegt.
●Voer in het veld Rekeningnummer het nummer van de grootboekrekening in; dit nummer moet uniek zijn en kan maximaal uit 7 cijfers bestaan.
●Vul in het veld Omschrijving een duidelijke naam van de grootboekrekening in; deze kan maximaal 30 tekens bevatten.
In het veld Valuta wordt automatisch EUR ingevuld. Als u vreemde valuta gebruikt, kunt u hier desgewenst een andere valuta selecteren (zie verder Vreemde valuta gebruiken).
●Als u met een pakket werkt waarin u geen gebruik kunt maken van vreemde valuta, kunt u het veld Valuta niet invullen.
Via de optie BTW-rubriek bepaalt u aan welke btw-rubriek de grootboekrekening moet worden gekoppeld.
●Voer bij de optie BTW-rubriek de code van de rubriek in. Als u de code niet weet, zorg dan dat de cursor in het veld staat en druk op Ctrl + Enter (Windows), of op de OPTIE- of ALT-toets (Macintosh) om de rubriek uit een lijst met de beschikbare btw-rubrieken te kunnen selecteren.
Via de velden Verdichting niveau 1, Verdichting niveau 2 en Verdichting niveau 3 deelt u de grootboekrekening in bij de verdichtingen op verschillende niveaus. Ook hier geldt dat als u de code niet weet, u ervoor zorgt dat de cursor in het veld staat en vervolgens op Ctrl + Enter (Windows) of op de OPTIE-toets (Macintosh) drukt om de gewenste verdichting uit een lijst te kunnen selecteren.
Als u met budgetten werkt, heeft u de mogelijkheid het budget voor de grootboekrekening voor een of meer boekjaren op te geven in de velden Budget [jaartal] (zie verder Budgetteren).
●Als u met een pakket werkt waarin u geen gebruik kunt maken van budgetten, kunt u de velden Budget [jaartal] niet invullen.
Als de grootboekrekening niet meer mag worden gebruikt (er mogen dus geen bedragen meer op de rekening worden geboekt), schakel dan de optie Geblokkeerd in. En als de grootboekrekening in het statistische overzicht van het grootboek moet worden meegenomen (zie Statistische gegevens grootboek), schakel dan de optie Dashboard in.
Als u met kostenplaatsen werkt, kunt u het gebruik van kostenplaatsen verplicht stellen door de optie Kostenplaats verplicht in te schakelen. Wilt u dit niet verplicht stellen, schakel dan de optie Kostenplaats optioneel in (zie verder Kostenplaatsen gebruiken).
●Als u met een pakket werkt waarin u geen gebruik kunt maken van kostenplaatsen, is de optie Kostenplaatsen niet aanwezig.
Het is van belang om van elke grootboekrekening aan te geven om wat voor soort rekening het gaat:
●Balansrekening: grootboekrekening voor het vastleggen van bezittingen of schulden, bijvoorbeeld 50 Inventaris
●Liquiditeit (Balans): grootboekrekening voor het vastleggen van liquide middelen, bijvoorbeeld 1130 Bank
●Winst en verliesrekening: grootboekrekening voor het boeken van kosten en opbrengsten, bijvoorbeeld 4026 Schoonmaakkosten
●Door de optie Liquiditeit (Balans) in te schakelen geeft u aan dat de grootboekrekening een balanspost is en zorgt u ervoor dat de grootboekrekening in liquiditeitsoverzichten wordt meegenomen.
Verder is het van belang te bepalen waarvoor de grootboekrekening bedoeld is:
●registreren van verkoopfacturen en de betaling ervan: schakel de optie Debiteurenrekening in waardoor niet rechtstreeks op de grootboekrekening kan worden geboekt, maar alleen via een dagboek of telebankieren
●registreren van inkoopfacturen en de betaling ervan: schakel de optie Crediteurenrekening in waardoor niet rechtstreeks op de grootboekrekening kan worden geboekt, maar alleen via een dagboek of telebankieren
●vastleggen van te vorderen of te betalen btw-bedragen: schakel de optie BTW rekening in waadoor de bedragen die op deze rekening worden geboekt, worden meegenomen in de btw-overzichten
●meetellen bij de omzet, gemaakte kosten of inkoopprijs van artikelen: schakel de optie Kosten/inkoop/omzet rekening in. De bedragen worden vervolgens gebruikt in de omzetoverzichten van debiteuren en crediteuren, het ICL-overzicht, het ICV-overzicht en de btw-overzichten
●Het is belangrijk dat de omzet die in het ICL-overzicht wordt gebruikt, aansluit bij uw btw-aangifte. Laat dus alleen de bedragen die op de btw-aangifte in de omzetrubrieken moeten komen, in de omzet meetellen.
●niet meenemen in de boekhouding (komen dus niet voor op de balans of winst-en-verliesrekening): schakel de optie Extra comptabele rekening in
●geen van het bovenstaande: schakel de optie Normale rekening in
●Klik op OK zodra u alle benodigde gegevens van de grootboekrekening heeft vastgelegd.
Tot slot kunt u van elke grootboekrekening onder in het venster de lijst Saldi raadplegen. Hierin staan alle debet- en creditmutaties per periode in de verschillende boekjaren. Deze lijst wordt gevuld zodra er bedragen op de grootboekrekening zijn geboekt. Als u vreemde valuta gebruikt (zie Vreemde valuta gebruiken), kunt u via de optie In valuta de bedragen in een andere valuta dan de euro weergeven. Standaard worden de bedragen in euro's getoond; de optie EUR is standaard ingeschakeld.
Een dagboek gebruikt u om gelijksoortige boekstukken bij elkaar vast te leggen. Tijdens het aanmaken van een nieuwe administratie worden automatisch al diverse dagboeken toegevoegd: 10 Kas, 11 Bank, 12 Postbank, 20 Inkoopboek, 30 Verkoopboek, 40 Memoriaal, 98 Pinbetalingen onderweg en 99 Betalingen onderweg.
●Kies het menu Boekhouding > Dagboeken.
Het venster Dagboeken wordt geopend.
●Klik op de knop om door de dagboeken te bladeren die standaard al zijn toegevoegd.
Desgewenst kunt u de gegevens van deze dagboeken aanpassen, nieuwe dagboeken toevoegen en dagboeken verwijderen. Als u bijvoorbeeld een tweede bankrekening voor uw onderneming gebruikt, moet u een extra dagboek Bank toevoegen omdat u per bankrekening een dagboek nodig heeft. U doet dit als volgt:
●Klik op de knop Invoer.
Er wordt een leeg venster weergegeven waarin u de gegevens van het nieuwe dagboek vastlegt.
●Voer een uniek nummer en de omschrijving van het dagboek in.
Vervolgens schakelt u het type dagboek in dat u nodig heeft:
●Kas-, bank- en giroboek: dagboek waarin transacties per bank, giro of kas worden geboekt
●Verkoopboek: dagboek waarin verkopen op rekening worden ingevoerd. Dit kan zowel door een boekstuk in te voeren als via het onderdeel Factureren
●Inkoopboek: dagboek waarin alle inkopen op rekening worden ingevoerd
●Memoriaal: dagboek waarin de overige boekingen worden verricht, bijvoorbeeld afschrijvingen en correcties
Aan elk boekstuk dat u in een dagboek vastlegt, wordt automatisch een boekstuknummer toegekend. Als u de optie Toon boekstuknummer tijdens invoeren inschakelt, wordt dit nummer tijdens het invoeren al toegekend. Schakelt u de optie uit, dan wordt het nummer pas toegekend nadat de boeking is opgeslagen.
●Als er meerdere gebruikers tegelijk in een dagboek kunnen werken, kunt u deze optie beter uitgeschakeld laten staan.
Bij het boeken van ontvangsten in bijvoorbeeld het dagboek 10 Kas moeten deze ontvangsten credit worden geboekt door een negatief bedrag in te vullen. Als u echter veel meer ontvangsten dan uitgaven boekt, kunt u door de optie Standaard teken wisselen bij boeken in te schakelen ervoor zorgen dat de ontvangsten als positieve bedragen en uitgaven als negatieve bedragen kunnen worden ingevoerd.
Door de optie Doornummeren in nieuw boekjaar in te schakelen geeft u aan dat het boekstuknummer van het eerste boekstuk van het nieuwe boekjaar in dit dagboek niet bij 1 moet beginnen, maar bij het laatste boekstuknummer van het oude boekjaar + 1. Als het nummer van het laatste boekstuk in 2008 bijvoorbeeld 0611000345 is, krijgt het eerste boekstuk in 2009 het nummer 0711000346.
Als u een dagboek voor de accountant toevoegt, schakelt u de optie Dagboek voor accountant in. Hierdoor wordt automatisch Memoriaal als type dagboek ingeschakeld. Zie verder Gegevens uitwisselen met accountant.
De optie Tegenrekening hoeft u alleen in te vullen als u een dagboek van het type Kas-, bank- en giroboek toevoegt of een dagboek van het type Memoriaal als u deze wilt gebruiken om de transacties via het onderdeel Telebankieren vast te leggen. Deze dagboektypes moeten namelijk aan grootboekrekening worden gekoppeld, bijvoorbeeld aan een door u toegevoegde grootboekrekening voor een tweede bankrekening.
●Voer bij de optie Tegenrekening het nummer van de grootboekrekening in waaraan u het dagboek wilt koppelen. Als u het nummer niet weet, zorg dan dat de cursor in het veld staat en druk op Ctrl + Enter (Windows) of op de OPTIE-toets (Macintosh) om de grootboekrekening uit een lijst met de beschikbare grootboekrekeningen te kunnen selecteren.
In de velden Laatste boekstuknr [jaartal] wordt het laatst gebruikte boekstuknummer in de betreffende boekjaren getoond. Aan elke boeking wordt automatisch een boekstuknummer toegekend waardoor dubbele boekstuknummers worden voorkomen.
Tot slot kunt u bij de optie Afleg documenten per dagboek aangeven op welke locatie op de computer of op het netwerk de boekstukken die in het dagboek worden vastgelegd, moeten worden opgeslagen.
●Klik op OK zodra u alle benodigde gegevens van het dagboek heeft vastgelegd.
Door gebruik te maken van verdeelsleutels vereenvoudigt u het vastleggen van financiële mutaties.
●Kies het menu Boekhouding > Stamgegevens > Verdeelsleutels.
Het venster Verdeelsleutels wordt geopend.
Tijdens het aanmaken van een nieuwe administratie worden automatisch al een aantal verdeelsleutels toegevoegd. Deze staan linksboven in de lijst in het venster. Bij deze verdeelsleutels zijn grootboekrekeningen en percentages vastgelegd. Het is ook mogelijk om vaste bedragen bij verdeelsleutels op te slaan.
Verdeelsleutels kunnen aan een debiteur of crediteur worden gekoppeld maar ook aan een afzonderlijk boekstuk. Wanneer u tijdens het vastleggen van een boekstuk een verdeelsleutel koppelt aan het boekstuk, worden automatisch een of meer standaardboekstukregels gemaakt. Met deze boekstukregels worden de vastgelegde grootboekrekening(en) bijgewerkt en, indien van toepassing, het btw-deel berekend. Als u een verdeelsleutel aan een debiteur of crediteur koppelt, wordt deze verdeelsleutel automatisch gebruikt zodra u een verkoopfactuur of inkoopfactuur voor deze debiteuren of crediteuren in het betreffende dagboek vastlegt.
Samengevat kunt u verdeelsleutels gebruiken bij het:
●vastleggen van in- en verkoopfacturen, kasmutaties en memoriaalboekingen in de desbetreffende dagboeken
●genereren van het bijbehorende boekstuk na het maken van een verkoopfactuur via de module Facturatie (zie verder Verkoopfactuur aan facturatiemodule toevoegen)
Natuurlijk is het ook mogelijk zelf een verdeelsleutel toe te voegen, bijvoorbeeld voor een maandelijkse salarispost, een inkoopfactuur voor de huur van een bedrijfspand die elke maand hetzelfde is of een verkoopfactuur die telkens hetzelfde is.
U kunt een nieuwe verdeelsleutel baseren op een al bestaande verdeelsleutel, bijvoorbeeld CH Crediteuren hoge BTW voor het vastleggen van inkoopfacturen. Deze verdeelsleutel zorgt ervoor dat het totale bedrag van een boekstuk op de grootboekrekening Crediteuren geboekt en 19% btw op een grootboekrekening Voorbelasting. Tijdens het vastleggen van een boekstuk dat aan deze verdeelsleutel is gekoppeld, hoeft u dan alleen nog de grootboekrekening waarop het resterende bedrag moet worden geboekt, te selecteren.
●Selecteer de verdeelsleutel CH Crediteuren hoge BTW in de lijst.
●Kies het menu Verdeelsleutels > Dupliceer.
De melding Wilt u deze verdeelsleutel dupliceren? verschijnt op het scherm.
●Klik in de melding op Ja om door te gaan.
●Klik op de knop Wijzig.
Leg eerst vast in welk type dagboek de verdeelsleutel mag worden gebruikt door het overeenkomstige dagboektype in te schakelen: Kas-, bank-, giroboek, Verkoopboek, Inkoopboek of Memoriaal (zie Dagboeken). U kunt meerdere types selecteren.
●Wijzig de code CH1 bijvoorbeeld in HUUR.
●Wijzig de omschrijving, bijvoorbeeld in Huur bedrijfspand.
●Voer in het veld Uitgangsbedrag het bedrag van de maandelijkse huur exclusief btw in, bijvoorbeeld 500.
In het veld Uitgangspercentage legt u 119.000000 vast als het totaalbedrag inclusief 19% btw is en 106.000000 als het totaalbedrag inclusief 6% btw is. Is er geen sprake van btw, laat dan dit veld leeg.
●Selecteer de onderste regel in de lijst met boekstukregels; dat is de regel onder de regel 1520 Voorbelast waarbij geen grootboekrekening is ingevuld.
●Voer bij de optie Grootboekrekening het nummer in van de grootboekrekening waarop de huur moet worden geboekt, bijvoorbeeld 4015 Huur onroerend goed. Als u het nummer niet weet, zorg dan dat de cursor in het veld staat en druk op Ctrl + Enter (Windows) of op de OPTIE-toets (Macintosh) om de grootboekrekening uit een lijst met de beschikbare grootboekrekeningen te kunnen selecteren.
●Klik op OK om de nieuwe verdeelsleutel op te slaan.
Deze verdeelsleutel kunt u vervolgens koppelen aan de desbetreffende crediteur waardoor telkens als u een inkoopfactuur van deze crediteur vastlegt, deze verdeelsleutel standaard wordt ingevuld (zie ook Financiële gegevens van een relatie toevoegen).
Behalve bovenstaande opties kunt u van een verdeelsleutel nog de volgende opties vastleggen:
●Als u met vreemde valuta werkt, heeft u de mogelijkheid een andere valuta dan de euro in het veld Valuta vast te leggen (zie verder Vreemde valuta gebruiken).
●Als u met een pakket werkt waarin u niet de mogelijkheid heeft om vreemde valuta te gebruiken, kunt u het veld Valuta niet invullen.
●Als u een verdeelsleutel toevoegt voor boekingen met meerdere btw-boekregels omdat er sprake is van verschillende btw-tarieven, vult u in het veld BTW codes Facturatie alle btw-codes in: 0 voor 0%, 1 voor het lage btw-tarief en 2 voor het hoge btw-tarief. Zie ook de standaardverdeelsleutel DFACT waarbij dit ook is ingevuld.
●Voegt u een verdeelsleutel voor een verkoopfactuur toe en verleent u betalingskorting, dan legt u in het veld Percentage betalingskorting het betreffende percentage vast. Rechts onder de lijst met boekstukregels kunt u bij de opties Bet. krt. over factuurbedrag en Bet. krt. over omzet aangeven waarover de betalingskorting moet worden berekend.
●Als een deel van het bedrag bestemd is voor een g-rekening, vult u dat deel als percentage in het veld Percentage op G-rekening in (zie ook Overige gegevens boekhouding controleren). Zodra de factuur wordt betaald, wordt de betaling van het bedrag voor de g-rekening apart geboekt.
●Als u met kostenplaatsen werkt, kunt u de verdeelsleutel aan een kostenplaats koppelen via de optie Kostenplaats (zie verder Kostenplaatsen gebruiken).
●Als u met een pakket werkt waarin u niet de mogelijkheid heeft om kostenplaatsen te gebruiken, is de optie Kostenplaatsen niet aanwezig.
●In het veld Vast bedrag kunt u het vaste bedrag dat hoort bij de boekstukregel die in de lijst is geselecteerd, vastleggen.
●Is er sprake van btw, vul dan het btw-percentage plus 100 in het veld Percentage in.
Als u bij de instellingen van de boekhouding een btw-percentage wijzigt (zie Bedrijfsgegevens en boekjaar controleren), wordt dit percentage in de gehele administratie overeenkomstig wordt aangepast. Als u deze aanpassing handmatig wilt doorvoeren, schakel dan de optie Handmatig wijzigen bij verandering BTW percentage in.
Het onderdeel Extra gegevens t.b.v. de facturatie is alleen van toepassing voor verdeelsleutels die u wilt gebruiken voor facturen die via de facturatiemodule worden gemaakt (zie Verkoopfactuur aan facturatiemodule toevoegen). In het veld BTW code vult u de code van de btw-rubriek in die van toepassing is. Als het btw-bedrag op de factuur moet worden afgedrukt, schakelt u de optie Afdrukken op factuur in. En door de optie Omzet inclusief in te schakelen zorgt u ervoor dat prijzen en bedragen op facturen inclusief btw worden afgedrukt.
Wilt u een standaardtekst op uw factuur opnemen voor de boekstukregel waaraan u een verdeelsleutel koppelt, leg deze tekst dan vast in de velden Tekst op omzetregel en, indien van toepassing, Tekst op BTW. Achter het veld Tekst op BTW vindt u de variabelen die u in de standaardteksten kunt gebruiken.
U wilt van facturen, en indien van toepassing, van verkooporders en offertes vastleggen hoe deze zijn verzonden? Bijvoorbeeld via reguliere post, met een koerier of via e-mail? Door verzendwijzen te gebruiken kunt u bijvoorbeeld een lijst met verkooporders maken die u aan een koerier kunt meegeven. Of snel zien welke facturen via e-mail en welke via reguliere post zijn verzonden.
●Kies het menu Boekhouding > Stamgegevens > Verzendwijzen.
Het venster Verzendwijze wordt geopend.
●Klik op de knop Invoer.
●Voer in het veld Code een unieke code van de verzendwijze in, bijvoorbeeld EM.
●Leg in het veld Omschrijving de omschrijving van de verzendwijze vast, bijvoorbeeld Via e-mail.
●Klik op OK om de verzendwijze op te slaan.
De verzendwijze wordt aan de lijst toegevoegd.
●Leg, indien gewenst, andere verzendwijzen vast, bijvoorbeeld Met koerier en Via reguliere post.